Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Самое важное на тему: "Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия" с комментариями профессионалов. При возникновении вопросов можно обратиться к дежурному консультанту.

Куда сдаются личные дела сотрудников при ликвидации

Сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО?

Хозяйственные общества в процессе своей деятельности используют широкий спектр документов. Большинство из них имеет установленный законом срок хранения. Каким он может быть при ликвидации фирмы?

Документы после нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

  1. Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
  2. Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

[2]

Документы при ликвидации организации

Для сотрудников кадровой службы ликвидация организации означает не только оформление увольнения всех ее сотрудников, но и большую работу со всеми кадровыми документами, которые накопились в компании за время ее существования.

Ведь компании уже не существует, следовательно необходимости в ее документах также нет. Но такой ответ может дать только исключительно некомпетентный человек.

Данные о трудовой деятельности, занимаемой должности и получаемой сотрудником заработной плате имеют важное значение и должны быть сохранены.

Сдаем документы после ликвидации кампании в архив

> > 18 Октябрь 2013 Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто.

Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты: «Основные правила работы архивов организаций»;«Об архивном

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

    Кадры26.01.2019 Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций.

Процедура ликвидации предприятия

Сегодня процесс прекращения деятельности предприятия должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Необходимо будет составить некоторые специальные документы, а также подать данные в ФНС.

Вносятся соответствующие правки в Единый государственный реестр юридических лиц. Для закрытия юридического лица необходимо будет в обязательном порядке реализовать определенный алгоритм действий. Он включает в себя несколько основных этапов и все они имеют свои особенности.

Реализовать процедуру ликвидации возможно будет разными способами. При этом все их можно будет разделить на две основные группы:

  1. принудительно, по инициативе третьих лиц.
  2. по собственной инициативе, добровольно;

Причем в качестве третьих лиц могут выступить только лишь акционеры или же заинтересованные иным образом.

Что делать с документами при ликвидации компании

Источник: Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами.

Однако и это еще не финишная прямая. Документы – главное наследство ликвидируемой компании, с которым нужно поступить по уму.

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Процесс прекращения деятельности компании для начала ее деятельности в новом формате с другими учредителями или в составе другой организации после разделения на две фирмы называется ликвидацией. В случае успешной процедуры закрытия, которая прошла в соответствии со всеми нормами и правилами налоговая служба прекращает свою деятельность по контролю над действиями компании, в том числе и над внутренними бумагами. Поэтому после ликвидации часть документации должна быть передана на сохранение в государственные архивы.

Чтобы процедура передачи прошла успешно, руководителю компании и ответственным за выполнение данной задачи лицам важно понимать, какие бумаги и на каких условиях необходимо передавать, а также внимательно ознакомиться с некоторыми законодательными актами.

О правилах сдачи в архив документов при ликвидации предприятия мы сегодня и поговорим.

Завершение ликвидации, сдача документов в АРХИВ

так есть ли ответственность?

Вопрос Вопрос: Обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы, срок хранения которых не истек: документы постоянного срока хранения (по основной деятельности) и кадровые документы сроком хранения 75 лет? Предусмотрена ли какая-либо ответственность за непередачу таких документов на хранение и на кого она может быть возложена (на собственника организации, руководителя или иное ответственное за ведение кадрового учета лицо)?

С уважением, Топольняк Татьяна Ответ Передача документов архив при ликвидации юридического лица обязательна. В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч.

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе.

Оформление ее обложки включает:

  1. дату окончания личного дела (дата увольнения);
  2. номер дела;
  3. количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
  4. фамилию, имя, отчество сотрудника;
  5. наименование организации;
  6. срок хранения дела.
  7. дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);

Важно знать сроки хранения личных дел.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а».

Порядок сдачи документов в архив при ликвидации предприятия

Ликвидация предприятия — довольно сложный и болезненный процесс: за относительно короткое время необходимо выплатить задолженности подрядчикам и поставщикам, окончательно рассчитаться с персоналом, сверить отчетность с налоговыми органами. Отдельным пунктом в этом длинном списке обязанностей стоит сдача документов в архив при ликвидации организации.

Cдача документов в архив при ликвидации

Каким должен быть ваш первый шаг при подготовке документов к сдаче в архив, если предприятие ликвидируется? Для начала вам стоит ознакомиться с информацией, представленной в архивном законодательстве РФ.

Особенности сдачи документов

Нужно четко понимать, что сдача документов в архив при ликвидации предприятия — процесс достаточно длительный, требующий знания массы нюансов. Так, если на базе ликвидируемого предприятия создается другая организация, архив ликвидируемого предприятия поступает к правопреемнику, то есть в создаваемую организацию. Если же правопреемник отсутствует, необходимо определиться, является ли ликвидируемое предприятие источником комплектования госархива.

Специализированный архив документов

В том случае, если предприятие не имеет правопреемника, если у нее нет вышестоящей организации, бумаги передаются в специализированный архив документов по личному составу. Если такого архива нет, осуществляется не просто сдача документов в архив при ликвидации ООО, но передача бумаг в государственные архивы.

Читайте так же:  Займ под недвижимость что нужно знать

Архивная обработка документации при ликвидации

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия предполагает необходимость полной архивной обработки документации. Можно заняться обработкой документов самостоятельно, но, как показывает практика, неопытные сотрудники тратят очень много времени, не достигая оптимального результата. Поэтому все более востребованными становятся услуги профессиональных архивистов, в частности, сотрудников Архивного Центра.

Сдача кадровых документов в архив

Сдача кадровых документов в архив при ликвидации организации практически всегда сопровождается дополнительными требованиями со стороны государственного архива. Специалисты Архивного Центра знакомы с этими требованиями: мы гарантируем вам, что подготовленная нами к сдаче документация будет принята государственным (и любым другим) архивом.

Оказание архивных услуг

Кроме того, наши специалисты оказывают и другие архивные услуги. В частности, мы готовы отсканировать особо ценные документы, создать электронный архив. Вне зависимости от того, интересует ли вас сдача кадровых документов в архив при ликвидации организации или вы хотите создать электронный архив вашей компании, обращение в Архивный Центр станет лучшим выходом из положения, ведь мы готовы не только предложить вам широкий спектр архивных услуг, порадовать вас безупречным качеством нашей работы, но и удивить вас приятными ценами. Обращайтесь!

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

При ликвидации или «банкротстве» компании необходимо передавать документы в государственный архив. Если хотите понять, как подготовить документы так, чтобы угодить работникам архива с первого раза, читайте нашу статью.

Большинство государственных архивов оказывают услуги по упорядочению документов. Узнайте в архиве, в который планируете передавать документы, стоимость услуги и как долго будут обрабатываться документы. Если очередь на архивную обработку расписана на несколько месяцев вперед, а ждать некогда, поинтересуйтесь у работников архива, не согласятся ли они подготовить ваши документы по договору подряда, например. Не хотят? Тогда справимся сами: тут ничего сложного.

Собираем документы для передачи в архив:
— документы о создании предприятия (решение о создании, все редакции Устава с изменениями и дополнениями, учредительный договор, копия свидетельства о государственной регистрации);

— документы о ликвидации предприятия: протокол собрания учредителей / решение учредителя, ликвидационный баланс;

— годовые бухгалтерские балансы и пояснительные записки к ним;

— годовые статистические отчёты по основным направлениям деятельности (кроме форм «1-страхование (Белгосстрах)» и «4-фонд (Минтруда и соцзащиты)»);

— протоколы собраний учредителей или решения учредителя;

— приказы по основной деятельности;

— приказы по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, длительных (больше месяца) командировках за пределы Республики Беларусь, премировании, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, об изменении должностных окладов, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, установлении надбавок, об изменении фамилий);

— лицевые счета по заработной плате / расчетные листки по начислению заработной платы / расчетные ведомости по зарплате / книга по начислению заработной платы;

— личные карточки уволенных работников (должны быть оформлены полностью);

— личные дела уволенных работников;

— невостребованные трудовые книжки (только заполненные).

Документы, скорее всего, будут перепутаны. Статистические отчеты часто хранят вместе с бухгалтерскими отчетами, личные карточки — в личных делах. Разделяем все по приведенной выше схеме.

Теперь раскладываем документы по годам. Личные дела пока не трогаем! Приказы за 2017-й год помещаем в одну папку, за 2018-й — в другую и т. д.

Раскладываем документы внутри папок. Ранние должны оказаться в начале дел, поздние — в конце. Т. е. с приказа от 01.01.2017 № 1 дело должно начинаться, а приказом от 31.12.2017 № 99 — заканчиваться.

Лицевые счета систематизируем по алфавиту: Авоськин, Бураков, […], Юхнович, Ярошкин.

Простым карандашом. В правом верхнем углу. От руки. Увлекательнейшее занятие. Лучше под музыку или сериал☺.

В конце каждого дела подкладываем лист-заверитель. Он выглядит так:

Внутри личных дел документы раскладываем в следующем порядке: дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании (аттестаты, дипломы, свидетельства, сертификаты и др.), заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу. Дальше — по хронологии. Последним документом в личном деле должна быть копия приказа об увольнении. Если ее нет — найдите оригинал, сделайте копию и вложите в дело.

Копии приказов о предоставлении трудовых отпусков, паспортов, трудовых книжек, военных билетов и т. п. можно выбросить. Хотя среди матёрых белорусских архивистов бытует мнение, что лучше так не делать: «Раз кадровик положил, значит надо». Тут на ваше усмотрение. Мы выкидываем…

Листы личных дел нумеруются также, как и в остальных делах: простым карандашом. В правом верхнем углу. От руки.

Не забываем о листах-заверителях.

Теперь нужно составить внутреннюю опись личного дела. По идее, её должен заполнять работник, ответственный закадровое делопроизводство. Но чаще всего кадровики бросают это занятие на внесении данных о документах, которые оформляются при приеме на работу. Дальше — пусто. В опись могут быть внесены данные о документах, которых в деле быть не должно (копии паспортов, военных билетов и т. п.). Придется вносить дополнительные данные и делать отметки о документах, которые вы решили выбросить. Оно вам надо? Если нет, то перечеркиваем имеющуюся внутреннюю опись, помещаем ее в конец личного дела и составляем новую. Поверьте, так будет быстрее.

Внутренняя опись личного дела выглядит так:

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Содержание

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

  1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
    • личные дела;
    • сведения о времени работы;
    • зарплатные ведомости и т. д.
  2. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
    • бухгалтерская первичная документация;
    • акты выполнения работ;
    • приемо-передаточные акты и т. д.;
    • договора;
    • соглашения и т. д.
  3. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
    • бухгалтерской отчетности;
    • оформленных первичных документов.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

  • ликвидаторская комиссия;
  • конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
  • учредители.

[1]

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

Читайте так же:  Федеральная налоговая служба банк данных исполнительных производств

Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

  • Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
  • Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
  • Создать нумерацию папок дел;
  • Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
  • На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

  1. виды услуг и их оплата;
  2. хранение и сроки;
  3. право на использование;
  4. состав документации и т. д.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

  • все отчётные финансовые документы;
  • фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
  • акты по передаче права;
  • учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
  • свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

  • документы по штатам с отражением оклада;
  • личные дела, личные карточки сотрудников;
  • трудовые срочные договоры;
  • набели, наряды;
  • лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

  • соглашения с юридическими лицами;
  • договора по государственным закупкам;
  • административно-хозяйственные приказы;
  • командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

Шредирование

Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

Выездное уничтожение

Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

Заказать консультацию

© 2014-2019 «БАУМ-LEX» Ликвидация юридических лиц

Москва, ул. Бакунинская 69с1, БЦ Александрия, оф. 15б

Режим работы: пн-пт с 9.00 до 18.00, сб-вс выходные

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

Договор с архивным фондом Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд. С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации 1. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда; 4. Личные карточки формы Т-2 в том числе временных работников ; 5. Личные дела уволенных заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Читайте так же:  Письменные свидетельские показания в гражданском процессе образец

Сдача документов в архив

Договор с архивным фондом Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд.

С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор. В нем описаны условия, срок и порядок хранения переданных документов.

Договор о сбережении документации по личному составу, а также той, срок хранения которой не завершился, с муниципальным архивом составляется в том случае, когда предприятие ликвидируется в принудительном порядке. Сторонами соглашения будут выступать ликвидационная комиссия и руководство архивной организации ст.

Таким образом, независимо от того, в государственный или частный архив компания будет передавать документацию, она должна оформить договор о хранении. Его составление предусматривает тот факт, что все расходы, связанные с подготовкой документов к хранению, а также их уничтожением по истечении установленного срока, ложатся на плечи собственников.

Вопрос оплаты хранения в архиве решается до момента сдачи документации непосредственно ликвидатором или ликвидационной комиссией. В ликвидационном балансе под это отводится отдельная расходная статья ст.

Видео: архивация при ликвидации компании Обязанности ответственного за передачу документов Сбором, подготовкой и передачей документации в архив при добровольном прекращении деятельности субъекта хозяйствования занимается ликвидатор или специально уполномоченный член ликвидационной комиссии.

В случае принудительной ликвидации обязанности по приведению в порядок необходимой документации ложатся на конкурсного управляющего ст. К его основным обязанностям относится: подбор и согласование с руководством места хранения важных бумаг; определение стоимости хранения и включение ее в расходы по ликвидации; составление перечня документов, которые подлежат обязательной передаче в архив; формирование описания к пакету документов, подготовленному для передачи в архив; определение срока хранения документации; составление договора с архивным фондом и непосредственная передача ценных с точки зрения хозяйственной деятельности бумаг.

Перечисленные выше обязанности являются основными. В процессе подготовки, сбора и передачи документов на хранение у ликвидаторов и конкурсных управляющих возникает еще масса дополнительных обязательств. Этапы подготовки При добровольной и принудительной ликвидации не возникает вопрос, нужно ли хранить документацию, оформленную в процессе ее деятельности.

Это обязательно. Что касается подготовки бумаг на передачу в архив, то она проводится на протяжении следующих этапов: проведение экспертизы ценности; непосредственное оформление дел; создание к документации соответствующей описи. Экспертиза ценности проводится путем полистного просмотра ликвидатором или конкурсным управляющим всех существующих на момент прекращения деятельности предприятия документов. Непосредственное оформление дел включает: подшивку, переплет, нумерацию листов, составление заверительного листа и внутренней описи.

Отдельно составляются описи к различным пакетам документов, которые сдаются в архив. Например, делаются описи дел постоянного хранения, временного хранения и тех, которые касаются личного состава. После подготовки все документы проходят обработку к архивному хранению. Это сложный и трудоемкий процесс, который лучше всего доверить или сотрудникам архива или архивной компании.

Все, что нужно для того, чтобы без особых проблем и препятствий в кратчайшие сроки обработать документы для сдачи на хранение — это заключить соответствующий договор, с компанией-архивариусом.

Подробно о том, что происходит с капиталовложениями учредителей при закрытии организации вы узнаете в этой статье: уставный капитал при ликвидации. Как соблюдается порядок ликвидации представительства иностранной организации, вы прочитаете тут.

Какие документы сдаются в архив В государственный или муниципальный архив передаются следующие документы: те, которые предназначены для постоянного хранения; по личному составу со сроком хранения до 75 лет; временного хранения, сроком до 10 лет ст.

Сроки хранения документов определяются на основании Приказа Минкультуры от Если у компании при ликвидации есть правопреемник, то все важные документы передаются его руководству. В ином случае необходимо провести группировку документации, оценить их важность, создать опись и передать в архив. Группировка После проведения экспертизы ценности, работники архивной компании или иные уполномоченные лица занимаются группированием документации.

Создаются отдельные пакеты документов. Часть таких бумаг подлежит постоянному хранению, что позволяет фнс россии всегда их поднять при возникновении спора об уплате налогов. Из документов по личному составу группируются только те, срок хранения которых не превышает 75 лет.

Третья группа документов всегда состоит из документов, которые передаются на временное хранение в архив. К каждому пакету документов после формирования добавляется специальная опись. Срок хранения Законодательством установлены следующие сроки хранения документов в архиве: по личному составу — от 45 до 75 лет; бухгалтерские документы и отчетность — не менее 5 лет; налоги и сборы — до 6 лет; по банкротству — до 10 лет; по страховым взносам и выплатам во внебюджетные фонды — не менее 5 лет ст.

Все документы, которые подлежат уничтожению со временем, относятся к тем, что будут храниться временно. Ежегодно в делопроизводстве организации проводится отбор документов для постоянного и временного хранения, а также тех, которые подлежат уничтожению. Срок хранения документов определяется исходя из их информационной, научной и практической ценности. Отличия Отличий при сдаче документов в архив не столь много, но они есть и в первую очередь касаются добровольности или принудительности прекращения субъектом хозяйствования его деятельности.

Например, пошаговая инструкция порядка ликвидации ООО предусматривает проведение группирования документации для архива на каждом этапе, что передует фактическому прекращению его деятельности. Если вы нуждаетесь в информации о том, как проходит закрытие кредитного учреждения, то вам поможет эта статья: ликвидация кредитной организации.

Порядок ликвидации акционерного общества, со всеми нюансами, описан здесь. Такой метод ликвидации как слияние, подробно изложен тут. Делается этого после того, как уполномоченные органы уничтожат печати и штампы организации. После того, как документы общества с ограниченной ответственностью будут сданы в архив, составляется ликвидационный акт, а предприятие будет исключено из ЕГРЮЛа. Обязанность ИП сдавать в архив документацию при ликвидации прямо не предусмотрена законодательством.

Есть только ст. Данная статья предопределяется обязанностью передачи важной документации на хранение только для ликвидирующихся организаций. ИП в ней не упоминаются. Но сдавать документацию в архив после прекращения деятельности ИП, все-таки, стоит, так как он имеет признаки как физического, так и юридического лица и проходит госрегистрацию. Только данными вопросами занимаются разные люди.

В случае принудительного завершения деятельности — конкурсный управляющий. Если же ликвидация добровольная, то вопросами передачи документов в архив занимается уполномоченный член ликвидационной комиссии. Стоимость Стоимость сдачи документации в архив составляется Отдельно рассчитывается стоимость архивной обработки сдаваемых на хранение документов. В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.

Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем. Задайте вопрос через форму внизу , либо через онлайн-чат Позвоните на горячую линию:.

Читайте так же:  Ответственность директора за обналичку

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Передача документов в архив при ликвидации от компании «Архивный Эксперт»

Сдача документов в архив при ликвидации. Один из проблемных вопросов при ликвидации компании или предприятия – что делать с накопившимися. Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия.

Порядок сдачи документов в архив при ликвидации предприятия Порядок сдачи документов в архив при ликвидации предприятия Ликвидация предприятия — довольно сложный и болезненный процесс: за относительно короткое время необходимо выплатить задолженности подрядчикам и поставщикам, окончательно рассчитаться с персоналом, сверить отчетность с налоговыми органами. Отдельным пунктом в этом длинном списке обязанностей стоит сдача документов в архив при ликвидации организации.

Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами.

Какие документы сдаются в архив при ликвидации предприятия

Перечень типовых управленческих архивных документов Куда сдавать документы при ликвидации организации Архив документов при ликвидации предприятия, как правило, невозможно хранить по месту нахождения ликвидируемой организации. Если помещение у нее было арендовано, то с исключением юридического лица из реестра ЮЛ, арендных отношений больше нет, имущество самой организации передается либо учредителям, либо кредиторам в различных порядках, предусмотренных законом. Таким образом, ликвидационная комиссия или ликвидатор, вздохнув от проделанной тяжелой работы по предыдущим этапам, сталкиваются с проблемой, что теперь делать со всеми бумагами и куда передаются документы после ликвидации организации. Ведь именно на ликвидационной комиссии или ликвидаторе лежит обязанность довести до конца все операции с бумагами ликвидируемого юридического лица. Закон здесь говорит следующее: для начала надо определить, есть ли у организации правопреемник. Если таковой имеется — документация должна перейти к нему.

Сдача документов в архив при ликвидации

Написать сообщение Передача документов в архив при ликвидации предприятия порядок В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов чаще это акт приема-передачи документов в архив входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.

Сдача документов в архив Сдача документов в архив Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде.

Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия

Какие документы нужны при ликвидации организации

После того как решение о ликвидации окончательно принято, управление всеми делами предприятия будет осуществляться ликвидационной комиссией. Ее задачей будет сформировать перечень документов, предназначенный для дальнейшего размещения в государственном архиве.

Подготовка пакета

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

К подготовке нужного пакета документов следует отнестись с должным вниманием, т.к. даже небольшие неточности при формировании могут повлечь за собой штраф или отказ в ликвидации общественного предприятия. Сама процедура не является сложной в вопросе документации, однако все необходимое рекомендуется готовить заранее, руководствуясь перечнем нужных бумаг

В первую очередь следует оформить документы, с которых начинается ликвидация предприятия:

Протокол собрания учредителей Ключевой документ, зачастую называемый еще «протокол о ликвидации». Именно он фиксирует принятое собранием всех собственников решение. Также к протоколу можно ссылаться в будущем, чтобы избежать пересмотра результатов.
Уведомление о ликвидации Согласно действующим нормам, документ должен быть заполнен по форме № Р15001 и быть предоставлен в налоговую службу в срок, не позднее 3-х календарных дней с момента заполнения. Если этого не сделано, то предприятие могут ожидать штрафы.
Уведомление о формировании ликвидационной комиссии В этом документе нужно указать сведения об органе, который был сформирован для ликвидации (сформированная комиссия собственников). Заполняется по форме №Р15002.

О процессе ликвидации необходимо также объявить публично, посредством государственного Вестника регистрации. Помимо этого необходимо разослать письменные уведомления кредиторам организации.

Особой, регламентированной формы для этих уведомлений не предусмотрено. Для самих кредиторов оговорен срок, в который они могут предъявить долговые претензии — не более 2-х месяцев после уведомления.

Далее происходит составление ликвидационного баланса, который можно грубо разделить на 3 этапа:

Для распределения оставшихся от предприятия активов создается промежуточный ликвидационный баланс. В него должны быть внесены все сведения об имуществе, материальных и нематериальных активах, а также задолженностям перед кредиторами. Заполняется документ по форме №Р15003.

Чтобы не упустить никаких задолженностей, рекомендуется дождаться истечения отведенного 2-х месячного срока, отведенного кредиторам и только после этого оформлять баланс. Также документ должен быть нотариально заверен.

Пока документ проверяется в налоговой службе, следует заняться окончательным завершением деятельности — расторжением всех имеющихся договоров, снятием с учета, погашением долгов.

При наличии средств, оставшихся после завершения деятельности, они будут распределены между всеми учредителями предприятия. После этого составляется акт, фиксирующий отсутствие любых претензий со стороны бывших собственников, скрепляемый подписями членов комиссии и учредителей. Производится закрытие расчетного счета фирмы и составляется конечный ликвидационный баланс.

Последние необходимые документы при ликвидации организации это:

[3]

  • квитанция об уплате госпошлины;
  • журнал, содержащий публикацию объявления о ликвидации.

Что касается госпошлины, то она должна быть оплачена тем же лицом, что и регистрировало предприятие. Для журнала особые требования не предъявляются, и он может вовсе не понадобиться. Однако, лучше перестраховаться.

Фрагменты бумаг

Все вышеозначенные процедуры оговорены действующим законодательством. О том кто и в каком порядке должен осуществлять хранение оставшихся от ликвидированного предприятия архивных документов можно узнать из постановления Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года. Конкретно оговариваются эти моменты в пунктах 3.9 и 3.10 этого постановления.

Так пункт 3.9 определяет, что в случае полной ликвидации предприятия, часть его документов отправляется на хранение в государственный архив, если подобное было установлено договором между Федеральной архивной службой и этим предприятием. Если подобный документ отсутствует, то на хранение отправляются лишь бумаги по личному составу фирмы.

Пункт 3.10 устанавливает, что предприятие, ликвидированное с целью создания на его месте другого, должно передать свои документы новообразованному обществу.

В законе также обозначены принцип формирования ликвидационной комиссии. Для акционерного общества это решение принимает собрание акционеров, с помощью голосования (Федеральный закон № 208). Для ООО же такое решение принимается всеми членами (Федеральный закон № 14).

На проведенных, утвержденным составом, собраниях решаются и устанавливаются следующие положения:

  • состав ликвидационной комиссии;
  • порядок действий комиссии;
  • сроки ликвидации.

Согласно Гражданскому кодексу РФ, после того как была сформирована ликвидационная комиссия, к ней переходят все полномочия по управлению предприятием.

Что должен включать протокол собрания о ликвидации ООО — отвечают юристы в этой статье.

Читайте так же:  Оплата переработки при суммированном учете рабочего времени

Именно комиссия, помимо прочего должна составить договор на дальнейшее хранение документов, остающихся от предприятия. Его можно заключить с гос. архивом или с коммерческой организацией.

Крайне рекомендуется прописать в договоре возможность принимающей стороной уничтожения документов по завершении срока хранения

Прочие действия с документами при ликвидации организации

Процесс этот, как показано выше, довольно сложен и регулируется специально созданными для него законами. На сегодняшний день создается ситуация при которой предписывается хранить документы временного характера, уже после того, как ликвидатор завершил свою деятельность. Зачастую с этим возникают проблемы, вследствие чего документы остаются бесхозными, что может вести к самым разным последствиям.

Порядок действия организаций в этой ситуации одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, именуемом «Основные правила работы архивов организаций».

В случае ликвидации общественного предприятия необходимо обратиться в, находящийся в соответствующем субъекте федерации, орган гос. архива.

Прежде всего нужно будет обговорить 2 пункта:

  • ограничения по дате подачи документов;
  • определить предполагаемое количество бумаг и разбить их на категории с разным сроком хранения.

Особое внимание традиционно уделяется документам по личному составу предприятия, которые обязаны отдаваться на хранение.

Среди них:

  • личные дела работников;
  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • карточки учета приема на работу, увольнений, переводов;
  • сведения о банковских счетах работников;
  • поданные формы в налоговую службу;
  • акты о несчастных случаях.

Порядок и правила подготовки этих документов к сдаче в архив прописаны в пп. 3.7.23 Основных правил работы архивов.

После того, как оформление документов было завершено нужно составить лист-заверитель, описать передаваемые документы и правильно оформить обложку. Все необходимые рекомендации, такие как код архива, его наименование или наименование организации его деятельность осуществляющей, можно получить у сотрудников архива.

Также от них можно получить сведения о правильном формировании заголовков, описи и т.д. Обусловлено это тем, что далеко не все нормы прописаны в Основных правилах.

Уже при формировании ликвидационной комиссии нужно помнить, что в ее состав может входить сотрудник государственного или муниципального архива, что значительно облегчит всю процедуру составления пакета документов и сдачи их в архив.

Негосударственные предприятия передают весь сформированный выше пакет документов на хранение в соответствующее представительство Государственного Архива. Прием документов осуществляется сотрудником гос. учреждения, передача же осуществляется сотрудником компании (обязательно челн комиссии по ликвидации). Происходит проверка наличия дел, указанных в перечне, также формируется новый.

В составленном акте указывается состояние документов, прописывается перечень отсутствующих, а также количество сданных бумаг. Составляется документ в двух экземплярах, каждый из которых должен быть скреплен подписями руководителя Архива и председателя ликвидационной комиссии. По одной копии договора забирает каждая из сторон.

Уничтожение

Любые действия по уничтожению документов ликвидированного предприятия, принимаются уже после истечения срока их хранения, если иное не обговорено специальным договором. Если компания не входит в список источников для Государственного Архива соответствующего субъекта, то уничтожение может осуществляться и без согласия архивной службы.

Уничтожению документов уделяется внимание и в Кодексе об административных правонарушениях. Так, если была нарушена процедура ликвидации документов, то с предприятия будет удержан штраф.

Процесс уничтожения документов состоит из 3-х этапов:

  • Проведение экспертной оценки ценности хранимых документов. В задачи этой процедуры входит, в том числе, и решение о том, какие документы должны остаться на временном хранении, а какие на постоянном.
  • По результатам отбора, составляется решение об отправке ряда документов на уничтожение.
  • Собственно уничтожение документов. Может проводиться как самой компанией, так и посредником.

Важным является оформление накладной, в случае передачи документов в пункт утилизации вторсырья и в ней должны указываться дата, масса макулатуры и т.д.

Закон о порядке и сроках хранения

Основным источником, определяющим эти положения, является Федеральный закон № 125 от 2004 года. Так в 23-ей статье, в пунктах 9 и 10 указано, что условия и место дальнейшего размещения архивных документов, после ликвидации организации, определяются учредителями фирмы, либо иными, уполномоченными на то лицами.

Вне зависимости от причин прекращения деятельности, организация передает все документы с не истекшим сроком хранения (например, бухгалтерские документы хранятся 5 лет) в государственный или муниципальный архив. При этом составляется соответствующий договор.

Как уже говорилось ранее, срок хранения и процедура уничтожения также оговариваются в заключаемом при передаче договоре.

На практике Государственные Архивы очень перегружены, и зачастую не в состоянии справиться с поступающим объемом бумаг. Это обусловлено как элементарно нехваткой площади хранения, так и загруженностью сотрудников архивов. Приводит это к тому, что документы при ликвидации организаций приходится сжигать или пользоваться услугами коммерческих организаций.

Прием дел в архив бесплатен только для организаций, являющихся источником комплектования этого архива (закреплены должны быть территориально). Плата для других лиц составляет в среднем шестьсот рублей за каждое дело.

О расчете сроков ликвидации ООО в добровольном порядке детально по ссылке.

В этой статье подробно о пошаговой ликвидации предприятий.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источники


  1. Скурихин, А.П. Испанско-русский юридический словарь: моногр. / А.П. Скурихин. — М.: Русский язык — Медиа, 2014. — 552 c.

  2. Домашняя юридическая энциклопедия. Семья / ред. И.М. Кузнецова. — М.: Олимп, 2016. — 608 c.

  3. Темнов, Е. И. Теория государства и права / Е.И. Темнов. — М.: КноРус медиа, 2014. — 589 c.
  4. Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики, №6(12), 2011. В 3 частях. Часть 1. — М.: Грамота, 2011. — 232 c.
  5. Михайловская, И. Б. Суды и судьи. Независимость и управляемость / И.Б. Михайловская. — М.: Проспект, 2014. — 124 c.
  6. Особенности сдачи в архив документов при ликвидации предприятия
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here