Классификация документов по юридической силе

Самое важное на тему: "Классификация документов по юридической силе" с комментариями профессионалов. При возникновении вопросов можно обратиться к дежурному консультанту.

NT1301: Документационное обеспечение управления

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Основы делопроизводства

Вопрос 1. Понятие документа. Виды документов и их классификация.

Документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве реквизитов следует понимать обязательные элементы оформления официального документа. Оформление документа заключается в написании необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Функции документа (5 функций):

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называют системой документации.

Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхожде­ние, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, сте­пень обязательности, степень унификации, характер содержа­ния.

По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно-правовая, организа­ционно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, кон­структорская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

По способу фиксации (запечатления) информации докумен­ты делятся на письменные, графические, фото- и кинодокумен­ты, акустические.

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным спо­собом, а также изготовленные на множительных аппаратах и ти­пографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, кар­ты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими сред­ствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную за­пись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также прото­колировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.

По наименованию различают следующие разновидности до­кументов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряже­ния, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявле­ния, чертежи, технологические карты и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индиви­дуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящи­ми органами для подведомственных организаций с однородны­ми функциями и носят обязательный характер. Примерные доку­менты также разрабатываются вышестоящими органами для орга­низаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конк­ретными организациями для внутреннего пользования. Трафа­ретные документы изготовляются типографским способом, при­чем постоянная часть текста документа отпечатана на полигра­фических машинах, а для переменной информации оставляют сво­бодные места.

По степени сложности различают простые документы, за­трагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять по­иск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внут­ренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в уч­реждении для решения вопросов, не выходящих за пределы уч­реждения. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок испол­нения документа, который устанавливается законом и соответ­ствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефоно­граммы. Остальные документы исполняют в сроки, установлен­ные администрацией.

По происхождению документы бывают служебные и офици­ально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую — касающиеся конкретных лиц, т. е. заявления, письма, жалобы и т. п.

По степени гласности выделяют открытые, секретные доку­менты, документы конфиденциальные и документы для служеб­ного пользования (ДСП). На секретных, документах ДСП и кон­фиденциальных документах проставляется гриф ограничения до­ступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

Читайте так же:  Материальная ответственность работника после увольнения

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в ус­тановленном законом порядке с соблюдением всех правил; под­ложными — документы, содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным до­кумент становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока дей­ствия.

По стадиям создания документы подразделяют на подлинни­ки (оригиналы) и копии.

Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как пра­вило, созданию документа предшествует стадия черновика-доку­мента в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверен­ная, имеют равную силу.

Копия — документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует раз­личать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубли­кат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставша­яся у отправителя, которая изготовляется одновременно с под­линником и также заверяется подписью.

Выписка из документа — распечатка части документа, а дубли­кат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основ­ные группы: постоянного срока хранения, временного срока хране­ния свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информаци­онные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нор­мы.

По степени унификации различают документы индивиду­альные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и уни­фицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специ­фическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический про­цесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформле­нии.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления до­кументов по аналогии.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используются различные документы, оформляющие вза­имоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, ко­торая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Классификация документов

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции — организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, — принадлежит унифицированной системе организационно — распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД — унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно — распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ, по ГОСТу 16.48.7 — 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа — зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д.

Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

  1. Сохранение и накопление информации;
  2. Возможность передачи информации другому лицу;
  3. Многократное использование информации;
  4. Мозвращение к информации во времени;
  5. Функция учета информации;
  6. Доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно — поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию документы подразделяются на организационно — распорядительные, финансово — отчетные, по личному составу и т.д.

Читайте так же:  Оплата переработки при суммированном учете рабочего времени

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

[3]

По происхождению документы бывают служебные и официально — личные. Первая группа — документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа — документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными — документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа — это копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8475 —

| 7356 — или читать все.

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации, необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющееся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документ классифицируется по различным признакам

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

— фото- и кинодокументы;

2. По содержанию документы подразделяются на:

— информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.));

— организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.));

— по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

— финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

— снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

4. По видам документы бывают:

— типовые документы — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

— примерные документы — разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;

— индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные документы — изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный.

Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

Читайте так же:  Реализация имущества исполнительной службой

12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

Виды документов и их классификация

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности

Термин «делопроизводство» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются:

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

− характером и объемом компетенции учреждения;

− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);

− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

— государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

— унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

— отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.

Работа по унификации документов включает:

¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:

¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

— государственные стандарты (ГОСТ);

— отраслевые стандарты (ОСТ);

— республиканские стандарты (РСТ).

Цель внедрения стандартов — достижение эффективности документирования управленческой деятельности.

[1]

Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:

1. Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

2. Договорные (договоры, контракты, соглашения).

3. Информационные (официальные сообщения).

Документы классифицируются по следующим признакам:

− по личному составу.

2. По наименованиям:

Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.

3. По месту составления:

− внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);

− внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).

4. По степени сложности:

¾ простые (посвященные одному вопросу);

¾ сложные (охватывают несколько вопросов).

5. По унификации:

− индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;

− трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

− типовые, созданные для групп однородных предприятий;

Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

6. По степени срочности:

− срочные, требующие исполнения в определенный срок;

− несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

− официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;

− личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).

7. По степени подлинности:

− подлинные (составлены в 1 раз);

− копии (повторно составленные документы);

− выписки (отражают некоторые разделы);

8. По средствам фиксации:

10. По срокам хранения:

− с временным сроком (до 10 лет и более).

11. По степени гласности:

1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.

Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Читайте так же:  Документы подтверждающие переход права собственности на товар
№ реквизита Название реквизита
Реквизиты заголовочной части документа
Государственный герб Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации
Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Код формы документа
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Отметка о контроле
Реквизиты содержательной части документы
Заголовок к тексту
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Реквизиты оформляющей части документы
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документов и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Идентификатор электронной копии документа

На рис. 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на
формате А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границ зон на
формате А4 продольного бланка

Классификация юридических документов

Под классификацией юридических документов необходимо понимать логический прием, с помощью которого их подразделяют на отдельные классы по наиболее существенным признакам их сходства и различия.

Документ – это материальный носитель информации. Документы бывают разные текстовые, изобразительные, звуковые и т.д. Юридические документы — это, как правило, текстовые документы несущие в себе правовую тематику.

Юридические документы способствуют всем стадиям развития правового регулирования. Более четкое понимание документов несет в себе их классификация. В зависимости от правовой информации все документы можно разделить на пять основных групп:

1) нормативные правовые документы. Сюда относятся все нормативные правовые акты, как источники нормы права;

2) документы, содержащие решения индивидуального характера, имеющие властно-обязательный характер, влекущий правовые последствия, т.е. устанавливающие, изменяющие и прекращающие субъективные права и юридические обязанности. К ним относятся индивидуальные решения как органов общественных организаций, так и государственных органов;

3) документы фиксирующие юридические факты. Это наиболее многочисленная группа юридических документов. Если всего нормативных документов в стране 30-40 тысяч, то ясно, что количество документов второй группы должно измеряться миллионам.

Многочисленность и разнообразие последних предполагает их более детальное деление прежде всего по характеру фактов. Это:

а) документы, фиксирующие факты, определяющие правовой статус субъектов(паспорт, военный билет, документы об образовании, различные удостоверения – участника войны, пенсионера, инвалида, документы, удостоверяющие служебное положение, свидетельство о рождении, о браке, об усыновлении и т.д.);

б) документы, фиксирующие факты, от которых зависит правовой режим объектов права (документ об отводе земельного участка);

в) документы, фиксирующие факты-волеизъявления субъектов права (сделки, доверенности, договоры, заявления, жалобы и т.д.);

г) документы, фиксирующие факты события (акты о порче или уничтожении посевов);

д) документы, фиксирующие факты движения товарно-материальных и иных ценностей (приходно-расходные финансовые документы банков);

4) деньги и ценные бумаги;

5) документы, фиксирующие факты-доказательства, используемые для обоснования (доказывания) фактов, имеющих юридическое значение (протоколы осмотра места происшествия, допроса, очной ставки, обыска, выемки документов, заключение эксперта и др.[1] )

Классификация позволяет так же определить границы и возможности регулирующего воздействия юридических документов на общественные отношения, уяснить роль каждого из них в системе правового регулирования, выявить «нежизнеспособные» юридические документы, установить их значение в деле совершенствования правотворческой и правоприменительной деятельности.

Основания деления юридических документов – необходимое средство изучения правовой регламентации общественных отношений. Их широко следует применять при классификации юридических документов в юридической науке и практике.

Одним из важнейших критериев классификации является характер правовой информации. Данный критерий позволяет выделить нормативные правовые документы; документы, содержащие решения индивидуального характера; документы, фиксирующие юридические факты; деньги и ценные бумаги; документы фиксирующие факты-доказательства.

Юридические документы можно разделить в зависимости от вида субъекта, от которого они исходят. В соответствии с данным критерием можно выделить документы исходящие от публичных организаций (государственных и общественных), юридических лиц, отдельных граждан и выполненные ими совместно. Так, государственные органы и учреждения издают правовые акты и принимают решения, которые всегда оформляются документально. Граждане и юридические лица так же могут от своего имени подготавливать самые различные документы (обращения, заявления, жалобы). Некоторые юридические документы исходят от избирателей, например, акты референдумов (в частности, Конституция РФ 1993г.). Однако большинство юридических документов принимаются либо коллегиальным органом, либо индивидуально лицом, имеющим право на принятие такого юридического документа. Коллегиальными органами в Российской Федерации являются Государственная Дума, Правительство РФ и др. единолично принимают нормативные правовые акты Президент РФ, главы субъектов РФ, руководители учреждений, предприятий и организаций.

Юридические документы можно классифицировать по отраслевой принадлежности. По этому признаку их предлагается подразделять на публично-правовые и частноправовые[2]. К частноправовым относят: договоры, наследственно-правовые акты и др. Документы некоторых отраслей права могут быть как частноправовыми, так и публично-правовыми. Это зависит от того, какие отношения они опосредуют – координации (отношения равных субъектов, не зависящих от воли друг друга) или отношения субординации (власти и подчинения, зависящие от усмотрения административных органов).

Основанием классификации юридических документов выступает характер их официальности. В этой связи их можно разделить на официальные и неофициальные (личные) документы. В делопроизводстве официальный документ определяется как документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке[3]. В юридической литературе справедливо указывается, что юридические документы как аккумуляторы информации, имеющие юридическое значение, носят, как правило, официальный характер, за некоторыми исключениями (например, договор, нотариально не удостоверенный), ибо исходят от официальных органов, уполномоченных на их принятие и выдачу[4].

Официальность юридическому документу может придаваться и надлежащим порядком его удостоверения. Данный порядок должен быть регламентирован нормативными правовыми актами. В результате документы, которые исходят от физических лиц, также могут быть официальными.

Разграничение всех документов на официальные и личные имеет важное практическое значение. Например, легализация требуются в международных правовых отношениях лишь для официальных документов. Под легализацией подразумевается формальная процедура, используемая дипломатическими или консульскими агентами страны, на территории которой документ должен быть представлен.

Читайте так же:  Возврат паевого взноса при выходе из кооператива

В зависимости от территории, на которой действует тот или иной юридический документ, их можно разделить на:

1) действующие на территории Российской Федерации;

2) действующие за пределами территории Российской Федерации.

Юридические документы, действующие на территории России, делятся на: действующие на всей территории страны; действующие на территории субъекта РФ; действующие на территории региона; документы муниципального образования; локальные юридические документы (территория предприятия, учреждения и т.д.).

С позиции начала (дата) действия юридического документа их можно разграничить на документы, которые:

1) вступают в силу немедленно с момента их подписания;

2) вступают в силу с указанной в самом юридическом документе даты;

3) вступают в законную силу по истечении срока, определенного законом;

[2]

4) вступают в законную силу с момента государственной регистрации;

5) становятся юридически властными с момента их опубликования;

6) вступают в законную силу с момента его принятия или утверждения;

7) вступают в законную силу с момента события (факта), указанного в законодательстве;

8) вступают в силу с момента получения адресатом.

Юридические документы можно подразделять в зависимости от круга лиц, в отношении которых принят тот или иной документ. С учетом данного их можно разделить на:

1) документы, действующие в отношении неопределенного круга лиц, — документы общего действия;

2) документы, действующие в отношении определенного круга лиц (специальные юридические документы).

В зависимости от срока действия юридические документы могут быть:

А) бессрочные, т.е. документы, в отношении которых срок действия не установлен (их можно применять в течении не ограниченного срока, они действуют до того момента, пока не будут отменены или заменены).

Б) срочные, т.е. документы, в которых установлен срок их действия либо этот срок установлен в нормативном правовом акте для всей группы этих документов;

В) срочно-бессрочные юридические документы – акты, для которых срок может устанавливаться (трудовые договоры);

Г) разовые юридические документы (это документы, которые используются сразу же после их составления и не имеют никаких сроков, например, разовая доверенность, приказ о приеме на работу).

Срочные юридические документы, в свою очередь, можно разделить на краткосрочные, среднесрочные и долговременные. Краткосрочные юридические документы – это документы, срок действия которых не превышает одного года. Среднесрочные юридические документы – это акты, срок действия которых от года до десяти лет. Долгосрочные юридические документы — это документы, срок действия которых превышает десять лет.

Юридические документы содержаться на разных носителях и соответственно могут различаться по виду носителя. Принципиальным является разграничение документов на рукописные и документы, изготовленные с помощью технических средств. Среди последних выделяются машинные документы, изготовленные с помощью средств компьютерной техники.

Наибольшее количество юридических документов зафиксировано на бумажном носителе. Это документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма. Документирование может осуществляться и на машинном носителе, но за тем так же закрепляться на бумажном носителе. На бумажных носителях создаются нормативно правовой акт, доверенность, приказ, должностные инструкции, договор, паспорт, удостоверение, деньги и ценные бумаги. Некоторые «бумажные документы» изготовляются путем заполнения соответствующих бланков и граф.

Современный прогресс дал новый носитель информации – электронный. Посредством средств электрической техники и связи изготавливаются электронные документы. Для них характерно не только использование электротехнических средств изготовления, но и фиксация информации на электронных носителях.

Современный законодатель учитывает, что юридические документы могут фиксироваться в электронном виде. Так, согласно п. 1ст. 71 ГПК РФ к письменным доказательствам относятся документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные по средством факсимильной, электронной или другой связи. В ГК РФ (п. 2 ст. 434), установлено что договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Таким образом, договор в письменной форме будет считаться заключенным, даже если стороны договора друг друга «не видели» и просто обменялись сведениями, используя свои компьютеры или факсы.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В связи со сказанным все более актуальной становится электронная цифровая подпись, которая дает возможность идентифицировать участника правоотношения. Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации, содержащейся в электронном документе, а также идентифицировать обладателя электронной цифровой подписи (ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи»). Ценные бумаги, такие, как векселя, акции и другие, могут существовать в бездокументарной форме, то есть на электронном носителе.

Источники


  1. Еникеев, М.И. Основы общей и юридической психологии / М.И. Еникеев. — М.: ЮРИСТЪ, 1996. — 631 c.

  2. Пучинский, В. К. Пересмотр судебных постановлений в порядке надзора в советском гражданском процессе: моногр. / В.К. Пучинский. — М.: Юридический факультет Санкт-Петербургского государственного университета, 2015. — 192 c.

  3. История и методология естественных наук. Выпуск 26. Физика. — М.: Издательство МГУ, 2011. — 200 c.
  4. ред. Корельский, В.М.; Перевалов, В.Д. Теория государства и права; М.: Норма; Издание 2-е, испр. и доп., 2012. — 616 c.
  5. Теория государства и права. — М.: Инфра-М, Норма, 2011. — 496 c.
  6. Классификация документов по юридической силе
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here